Varianten der Anbindung

Zeiterfassung und Personaleinsatzplanung haben für jedes Unternehmen eine ganz individuelle Bedeutung.
Aus diesem Grund gibt es auch für die Anbindung von askDANTE an Ihr Personalmanagement in Personio
mehr als eine Möglichkeit. Wir möchten Ihnen die beiden wichtigsten Lösungen für eine effiziente Zusammenarbeit
beider Systeme vorstellen.

1: Erweiterung von Personio um Terminals, App oder Barcode

Mit dieser Lösung bleibt Personio in jeder Hinsicht die Zentrale für Ihr Personalmanagement, denn askDANTE agiert nur im
Hintergrund. Im Vordergrund stehen die Erfassungsangebote per Terminal oder App. Die erweiterten Funktionen von askDANTE können nur teilweise genutzt werden, da die Zeitkontoführung in Personio verbleibt. Die Handhabung bleibt für alle Mitarbeiter einfach und übersichtlich.

2: Anbindung zur Nutzung des vollen Funktionsumfanges von askDANTE

Wenn Sie den vollen Funktionsumfang von askDANTE gemeinsam mit Personio nutzen möchten, dann übernimmt askDANTE die komplette Zeitkontoführung. Beide Systeme werden dafür etwas weniger eng miteinander verbunden und kommunizieren als Partner mit klar abgegrenzten Aufgabengebieten. askDANTE erledigt so für Sie eine Vielzahl von Aufgaben – von der Schichtplanung bis zur Zuschlagsberechnung.

Einrichtungen auf Seite von Personio

Einrichtung der API Zugangsdaten

Geben Sie in der API / Datenschnittstelle von Personio die unten beschriebenen Datenfelder frei.
Für einen einfachen Abgleich der Stammdaten:

Status
Vorname
Nachname
E-Mail
Geschlecht
Anstelldatum
Vertragsende
Ende des Arbeitsverhältnisses
Personalnummer* (Personio Custom Field, Standard Text)
Optional: askDANTE-Export* (Personio Custom Field, Auswahl: Ja / Nein)

Für den Abgleich der Arbeitszeitprofile („Variante 1“):

Standort
Feiertage
Abwesenheitsanspruch
Arbeitszeiten
Wenn an Terminals gestempelt werden soll: Transpondernr.* (Personio Custom Field, Standard Text)

Für den Export von Kennzahlen („Variante 2“)

askDANTE Saldo*
askDANTE Resturlaub*
askDANTE Arbeitszeitprofil*

Alle mit (*) gekennzeichneten Felder gehören nicht zum Standardumfang von Personio und müssen dort als Attribute zunächst eingerichtet werden. Die Namen der Felder können auch abweichend sein und können dann in der Personio-Schnittstelle von askDANTE abgeglichen werden.

Einrichtung auf Seite von askDANTE

Vorbereitung der Standorte

Dieser Schritt wird nur notwendig, wenn Sie askDANTE mit Personio „fernsteuern“ wollen und die Arbeitszeitprofile automatisch übernommen werden soll.

Für die Übernahme der Soll-Arbeitsstunden benötigt askDANTE einen „Standort“, an dem der Mitarbeiter angestellt ist. Dieser kann von Personio automatisch übernommen werden, vorausgesetzt, der Mitarbeiter hat in Personio einen der folgenden bekannten Feiertagskalender:

DE (Bayern) Feiertage
DE (Berlin) Feiertage
DE (Baden-Württemberg) Feiertage
DE (Brandenburg) Feiertage
DE (Bremen) Feiertage
DE (Hamburg) Feiertage
DE (Hessen) Feiertage
DE (Mecklenburg-Vorpommern) Feiertage
DE (Niedersachsen) Feiertage
DE (NRW) Feiertage
DE (Rheinland-Pfalz) Feiertage
DE (Saarland) Feiertage
DE (Sachsen) Feiertage
DE (Sachsen-Anhalt) Feiertage
DE (Schleswig-Holstein) Feiertage
DE (Thüringen) Feiertage

Sofern Sie einen abweichenden Feiertagskalender verwenden, andere Standorte definiert haben oder unsicher sind, tragen Sie die benötigten Standorte vor dem ersten Import manuell in askDANTE ein unter Menü > Einstellungen > Standorte. Die Namen der Standorte in askDANTE müssen genau den verwendeten Namen in Personio entsprechen, die Sie dort unter Einstellungen> Standorte hinterlegt haben.

Um unnötige Fehlerquellen bei der Einrichtung zu vermeiden, empfehlen die Standorte immer vorab manuell einzutragen.

Einrichten der Verbindungsdaten

Nun können Sie beginnen, die Schnittstelle zwischen beiden Systemen einzuschalten. Gehen Sie dazu über Menü > Einstellungen > Schnittstellen und wählen Sie Personio.

In der Info Ansicht der Schnittstelle wählen Sie unten rechts Bearbeiten > Verbindung.
Aktivieren Sie die Schnittstelle und tragen Sie jetzt Ihre „Client ID“ und Ihr „Client Secret“ in die dafür vorgesehenen Felder ein. Diese beiden Werte finden Sie in den elektronischen Zugangsdaten, die Sie sich im ersten Schritt bei Personio heruntergeladen haben.

Klicken Sie danach auf „Verbindung testen“, um sicherzustellen, dass die Zugangsdaten funktionieren.

Personio