Arbeitszeitprofile

Die Bedeutung von Arbeitszeitprofilen 

Aus einem Arbeitszeitprofil geht hervor, wie viele Stunden und unter welchen Berechnungsvorschriften ein Mitarbeiter für das Unternehmen zu leisten hat. Die Arbeitszeitprofile bilden somit für jeden Mitarbeiter zusammen mit den Standorten die Grundlage der Zeitkontorechnung.

Mit askDANTE können Sie verschiedene Arbeitszeitmodelle abbilden. Diese müssen pro Modell nur einmal eingerichtet werden und können bei Erstellung eines Benutzers mit einem Klick zugeordnet werden. Zudem haben Sie die Möglichkeit, für einen Benutzer auch ein individuelles Arbeitszeitprofil einzurichten.

Hinweis: Arbeitszeitprofile sind keine Arbeitspläne, sondern bilden die Grundlage für die Berechnung der Zeitkonten. Orientieren Sie die Angaben in den Arbeitszeitprofilen an ihren Arbeitsverträgen.

Arbeitszeitprofile können in einem zentralen Katalog (empfohlen, unter Menü > Verwaltung > Arbeitszeitprofile) oder individuell pro Mitarbeiter eingestellt und gepflegt werden.

Einführung im Video

Arbeitszeitprofile einrichten (Katalog)

Gehen Sie im Menü auf 'Verwaltung' und 'Arbeitszeitprofile'. In der Übersicht finden Sie alle bisher eingerichteten Profile. Klicken Sie auf den Button 'Neu' rechts unten in der Fußleiste.

Es öffnet sich folgender Dialog:

Name

Benennen Sie Ihr Arbeitszeitprofil (z.B. 'Vollzeit 40 h') und füllen Sie die Felder aus.

Arbeitszeit pro Zeitraum

Sie haben die Wahl, ob Sie eine wöchentliche oder eine monatliche Sollarbeitszeit angeben wollen. In den meisten Fällen ist die Angabe der Wochenarbeitszeit üblich.

Arbeitszeit pro Wochentag

Oder Sie legen eine feste Arbeitszeit pro Wochentag fest. (Alternative zu Arbeitszeit pro Zeitraum). 

Berechnung der Arbeitszeit

Hier wählen Sie eine von mehreren verfügbaren "Rechenkernen" in askDANTE aus. Üblicherweise reicht "askDANTE Standard" für alle Fälle aus. Sofern Sie beispielsweise aus tariflichen Gründen die Zeitgutschriften anders berechnen wollen, stehen Ihnen hier noch die folgenden Modelle zur Verfügung: 

  • askDANTE Standard
  • Ausfall mit 3-Monats-Durchschnitt
  • Keine Gutschrift an Feiertagen
  • 3-Monats-Durchschnitt, ohne Feiertage.

Bei Fragen zu den Berechnungsmodellen, sprechen Sie uns gerne an.

Berechnung der Pausen

Hier haben Sie ebenfalls die Wahl, wie die Pausen berechnet werden sollen. Zur Verfügung stehen alle von Ihnen eingerichteten Pausenmodelle. 

Standard-Auswahl: Die gesetzlich geregelten Pausenzeiten können entweder von der Brutto-Arbeitszeit automatisch abgezogen werden. Alternativ wird lediglich über zu kurze Pausen informiert.

Überstundenkonto

Klicken Sie auf den Link "Überstundenkonto", um das Verhalten einzustellen:

Ist der Haken gesetzt, so werden Über- und Unterstunden von Monat zu Monat in einem Überstundenkonto fortgeschrieben. Soll kein Überstundenkonto geführt werden, so entfernen Sie das Häkchen an dieser Stelle. Sie können außerdem entscheiden, ob es inkludierte Mehrarbeit gibt und ob das Überstundenkonto begrenzt werden soll.

Weitere Optionen: 

  • Überstundenkonto begrenzen: Begrenzt automatisch den Saldo eines Überstundenkontos am Ende des angegebenen Zeitraumes. Beispiel: Ein Überstundenkonto darf nie mehr als 50 Stunden in den nächsten Monat übertragen. 
  • Inkludierte Überstunden: Gibt die Anzahl der Überstunden an, die pro Woche / Monat mit dem Gehalt bereits abgegolten sind
    • Feiertags-Überstunden verfallen nicht: Sonderoption für Stunden an Feiertagen
    • Überstundenabbau vor inkludierten Überstunden abziehen: Wichtige Option, um zu klären, ob ein Mitarbeiter kurzfristig angefallene Überstunden auch kurzfristig abbummeln darf oder ob die Überstunden schon ab der ersten Stunde verfallen. 
  • Maximale Überstunden: Überstundenkonto begrenzen: Begrenzt automatisch den Übertrag eines Überstundenkontos am Ende des angegebenen Zeitraumes. Beispiel: Ein Mitarbeiter darf nie mehr als 15 neu angefallene Überstunden in den nächsten Monat übertragen. 
  • Unterstunden kompensieren: Kann es sinnvoll sein, die Unterstunden (Minusstunden) eines Mitarbeiters auf dem Stundenkonto auszugleichen? In 99 % der Fälle macht diese Funktion sicher wenig Sinn. In einigen Anwendungsfällen, z.B. bei Saisonarbeit von Stundenlöhnern, werden jedoch Überstundenkonten benötigt, die nur positive Überstunden zulassen dürfen. Genau für diese Fälle steht ab jetzt die Kompensation von Unterstunden in den Einstellungen der Arbeitszeitprofile zur Verfügung.

Zeitrahmen

Hier können Sie eine Rahmen- oder Kernarbeitszeit festlegen.

  • Kernarbeitszeit ist die Zeit, in der ein Mitarbeiter anwesend sein muss.
  • Rahmenarbeitszeit ist die Zeit, in der ein Mitarbeiter anwesend sein kann

Die eingegebenen Zeiten können im Zusammenhang mit den Alarmregeln und dem Alarmcenter genutzt werden, um Verletzungen der Zeitfenster zu melden. 

Stempelzeiten einkürzen

Hier können Sie den Zeitraum begrenzen, in dem vom Mitarbeiter gestempelt werden darf. Die gestempelten Zeiten werden dabei ggf. "eingekürzt" also auf die freigegebenen Zeiten korrigiert. 

Wählen Sie "nicht einkürzen", wenn Sie diese Optionen nicht nutzen wollen.

Beispiel: Ein Mitarbeiter darf ab 7:00 Uhr mit der Arbeit beginnen. Mit dem Bus kommt er aber schon 6:40 Uhr an und stempelt "Kommen". Wenn die Option eingestellt ist, nimmt das Terminal die Zeit vorher an, gewertet wird aber erst die Zeit ab 7:00 Uhr. 

  • Nach festen Zeitvorgaben einkürzen: Legt für jeden Tag ein fest definiertes Zeitraster fest.
  • Nach Schichten einkürzen: Ob ein Mitarbeiter stempeln darf und zu welchen Zeiten, richtet sich nach der in askDANTE hinterlegten Schichtplanung. 
  • Zeitpuffer vor Arbeitsbeginn: Legt in Minuten das Zeitfenster fest, in dem Stempelungen vor Arbeitsbeginn entgegengenommen (und dann korrigiert) werden. Vor dem Zeitfenster werden Stempelungen komplett abgelehnt. 
  • Zeitpuffer nach Arbeitsende: Legt in Minuten das Zeitfenster fest, in dem Gehen-Stempelungen nach Arbeitsende entgegengenommen und korrigiert werden. Achtung: Ein späteres Gehen wird wieder minutengenau und unkorrigiert gespeichert. So können Sie "echte" Mehrarbeit Ihrer Mitarbeiter ohne weitere Nacharbeiten und Korrekturen erfassen. 
  • Stempelzeiten runden: Alle gestempelten Zeiten für Kommen und Gehen werden entsprechend den Einstellungen gerundet.

Lohneinstellungen

Hier geben Sie ein, ob es sich um ein Festgehalt oder eine Entlohnung auf Stundenbasis handelt. Außerdem kann die Beschäftigungsart (Vollzeit/Teilzeit) angegeben werden. Diese Kennzeichnungen werden später dazu verwendet, die angefallenen Daten in der Lohnschnittstelle oder in anderen Auswertungen zu trennen.

Validierung bei Abschluss

Diese Option macht immer dann Sinn, wenn Mitarbeiter ihre Zeitkonten selbst manuell bearbeiten können, z.B. in der Projektzeiterfassung. Wird hier ein Häkchen gesetzt, müssen Mitarbeiter am Ende eines Leistungszeitraums diesen abschließen. Wählen Sie "Genau" aus, so muss an jedem Arbeitstag ein Zeiteintrag vorhanden sein. Normalerweise ist die Auswahl "Einfach" ausreichend.

Maximale Anwesenheitszeit

Ist die maximale Arbeitszeit überschritten, nimmt das System keine weiteren Stempelungen an. (Unter erweiterte Einstellungen)


Gehen Sie anschließend auf 'Speichern'.

Ihr neues Arbeitszeitprofil erscheint nun in der Übersicht:

Individuelle Arbeitszeitprofile pro Mitarbeiter

In Ihrem Unternehmen gibt es individuell angestimmte Arbeitszeitprofile oder einzelne Arbeitnehmer weichen mit ihren Arbeitszeiten von den üblichen Arbeitszeitprofilen ab? Für diese Anforderung haben Sie die Möglichkeit, ein Einzel-Arbeitszeitprofil anzulegen. 

Schritt 1: Benutzer aufrufen

Gehen Sie über 'Verwaltung' auf den Menüpunkt 'Benutzer'. Wählen Sie aus der Tabelle den Namen des Benutzers aus und klicken Sie darauf. Wählen Sie anschließend den Reiter 'Sollstunden'. Ein individuelles Arbeitszeitprofil können Sie in der Fußzeile über den Button 'Sollstunden festlegen' einrichten. Es öffnet sich folgender Dialog:

Schritt 2: Individuelles Arbeitszeitprofil anlegen

Gehen Sie nun unter 'Art des Arbeitszeitprofils' auf die Auswahl 'individuell'. Der Dialog verändert sich nun zu dieser Ansicht:

Geben Sie das Datum an, ab wann das Profil gelten soll, die Urlaubstage des Arbeitnehmers (Jahresanspruch) und den Standort ein. Sind Zuschlagsmodelle eingerichtet, so können Sie Ihre entsprechenden Modelle auswählen. Das Gleiche gilt für Zusatzurlaub. Ist das nicht der Fall, so lassen Sie diese Felder frei. Klicken Sie auf 'speichern'.

Jetzt öffnet sich der Dialog, den Sie schon aus der Einrichtung der allgemeinen Arbeitszeitprofile kennen. Füllen Sie, wie oben beschrieben, die einzelnen Punkte aus und speichern Sie sie ab.

Das individuelle Arbeitszeitprofil ist jetzt eingerichtet und erscheint in der Übersicht 'Sollstunden' im Profil des Benutzers.