Der Urlaubskalender
Mit askDANTE können Urlaubsanträge ganz bequem über das Zeiterfassungssystem verschickt und genehmigt werden. Eine Anwesenheitsübersicht unter Menü > Anwesenheit zeigt Kolleg*innen und Führungskräften, wann welcher Mitarbeiter im Urlaub ist.
Welche Informationen in dieser Ansicht gezeigt werden, richtet sich nach den Einstellungen und Berechtigungen in den Zugriffsprofilen. Die Ansicht kann auf die Team-Kolleg*innen eingeschränkt sein und die Abwesenheitsgründe können mit Blick auf den Datenschutz verborgen werden.
Den Führungskräften steht ein eigener Anwesenheitskalender zur Verfügung unter Menü > Team-Verwaltung > Anwesenheit.
Urlaubsanträge einrichten
Um die Urlaubsverwaltung zu aktivieren, müssen Sie zunächst folgende Schritte gehen, soweit diese noch nicht erfolgt sind.
Schritt 1: Personalstruktur anlegen
Grundlage des Genehmigungsverfahrens in askDANTE ist die Personalstruktur. Ist diese noch nicht eingerichtet, lesen Sie bitte den dazugehörigen Artikel 'Personalstruktur'.
Schritt 2: Workflows einrichten
Zudem sollten Sie vor Beginn den Workflow 'Urlaub' nach Ihren Bedürfnissen einrichten. Lesen Sie dazu den Artikel 'Workflows'.
Über die Konfiguration des Workflows 'Urlaub' können Sie auch bestimmen, ob der Antragsteller alle Benutzer zur Auswahl einer Urlaubsvertretung auswählen kann oder nur solche auf gleicher Ebene. Das macht vor allem dann Sinn, wenn Teamleiter andere Vorgesetzte vertreten.
Urlaub beantragen
Sind die Vorarbeiten erledigt, so können jetzt Urlaubsanträge über das System gestellt werden.
Beispiel: Eine Mitarbeiterin plant ihren Urlaub über ihr Konto. Sie geht hierzu auf 'Mein Profil'. Danach wählt sie oben den Reiter 'Anträge' aus. Mit einem Klick auf den Button 'Neuer Antrag' und 'Urlaub', unten rechts in der Fußleiste, öffnet sich folgender Dialog:
Nun hat sie die Möglichkeit, zwischen verschiedenen Urlaubstypen zu wählen. Bei einem Sonderurlaub muss der Grund für den Urlaub angegeben werden.
Über den Kalender ist die Auswahl der Urlaubstage kinderleicht. Feiertage werden vom System automatisch berücksichtigt, sodass eine 'von...bis'-Eingabe ausreicht, um einen korrekten Urlaubsantrag zu generieren.
In askDANTE ist auch eine Beantragung von halben Urlaubstagen möglich.
Mit einem Klick auf 'speichern' wird der Antrag versendet. Eine separate Meldung erfolgt nicht. Dafür kann der Benutzer ihren Urlaubsantrag sofort in der Übersicht sehen. Noch nicht genehmigte Anträge sind mit einem '?' versehen.
Schritt 4: E-Mail erhalten
Soweit eingestellt, erhält der Teamleiter jetzt eine E-Mail, dass ein neuer Urlaubsantrag gestellt wurde.
Schritt 5: Urlaube genehmigen und ablehnen
Als Teamleiter gehen Sie über das Menü auf 'Team-Verwaltung' und 'Anträge'. Dort finden Sie in der Kachel 'zu genehmigen' den neu eingetroffenen Antrag. Mit einem Klick darauf öffnet sich folgender Dialog:
Sie können nun entscheiden, ob Sie den Antrag annehmen oder ablehnen.
Urlaub als Administrator eintragen oder bearbeiten
Der Urlaub kann, wie alle anderen Abwesenheiten auch, jederzeit von Administratoren bearbeitet oder eingetragen werden. Gehen Sie dazu in
Menü > Verwaltung > Benutzer
und wählen die Sie die betreffende Person aus. In der Ansicht der Mitarbeiterdaten wechseln Sie jetzt auf den Reiter "Abwesenheiten". Hier können Sie einzelne Urlaube auswählen und bearbeiten - oder mit der Funktion "neu" weitere hinzufügen.
Für Mitarbeiter den Urlaub ohne Antrag freischalten
Sie können Ihren Mitarbeitern das Recht geben, Urlaubstage ohne Antrag direkt in das Zeitkonto einzutragen.
Schritt 1: Zugriffsprofile aufrufen
Gehen Sie über 'Einstellungen' auf 'Zugriffsprofil' und wählen Sie in der Übersicht 'Benutzer' aus. Wollen Sie nur bestimmten Mitarbeitern dieses Recht geben, so erstellen Sie bitte ein neues Zugriffsprofil und ordnen dieses den entsprechenden Personen zu.
Schritt 2: Recht hinzufügen
Gehen Sie unten rechts auf den Button 'Berechtigung hinzufügen'. Es öffnet sich folgendes Fenster:
Tragen Sie jetzt das Recht: "Mein Profil: Urlaub eintragen / löschen" ein. Speichern Sie Ihre Eingaben ab.