2 Anbindungs-Varianten

Zeiterfassung und Personaleinsatzplanung haben für jedes Unternehmen eine ganz individuelle Bedeutung. Aus diesem Grund gibt es auch für die Anbindung von askDANTE an Ihr Personalmanagement in Personio mehr als eine Möglichkeit. Wir möchten Ihnen die zwei möglichen Lösungen für eine effiziente Zusammenarbeit beider Systeme vorstellen.

In den folgenden Abschnitten kennzeichnen wir die Lösungsvarianten farblich, sodass die Unterschiede bei der jeweiligen Einrichtung deutlich werden: Variante 1 = Orange Variante 2 = Grün.
 

1: Erweiterung von Personio um Terminals, App oder Barcode
Mit dieser Lösung bleibt Personio in jeder Hinsicht die Zentrale für Ihr Personalmanagement, denn askDANTE agiert nur im Hintergrund. Im Vordergrund stehen die Erfassungsangebote per Terminal oder App. Die erweiterten Funktionen von askDANTE können nur teilweise genutzt werden, da die Zeitkontoführung in Personio verbleibt. Die Handhabung bleibt für alle Mitarbeiter einfach und übersichtlich.

 

2: Anbindung zur Nutzung des vollen Funktionsumfanges von askDANTE
Wenn Sie den vollen Funktionsumfang von askDANTE gemeinsam mit Personio nutzen möchten, dann übernimmt askDANTE die komplette Zeitkontoführung. Beide Systeme werden dafür etwas weniger eng miteinander verbunden und kommunizieren als Partner mit klar abgegrenzten Aufgabengebieten. askDANTE erledigt so für Sie eine Vielzahl von Aufgaben – von der Schichtplanung bis zur Zuschlagsberechnung.

 

Ablauf der Einrichtung

1. Einrichten / Vorbereiten der Felder in Personio
2. Vorbereiten des Datenbestandes Personio (askDANTE-Export = Ja/Nein) 
3. Zugangsdaten aktivieren und Freischalten der Felder in der Schnittstelle
4. Vorbereiten der Standorte in askDANTE (nur für Variante 1)
5. Konfiguration der Schnittstelle
6. Testweise überspielen von Datensätzen

 

Auf Personio-Seite

Im ersten Schritt werden die Voreinstellungen in Ihrem Personio-Account nach den Abschnitten 1-3 durchgeführt.

1. Einrichten/Vorbereiten der Datenfelder

Über das Hauptmenü und den Klickweg Einstellungen (Zahnrad) >> Unternehmen und Mitarbeiter >> Mitarbeiterinformationen wird im ersten Schritt eine Sektion erstellt, welche Sie zur besseren Zuordnung beispielsweise “askDANTE” nennen:

Anschließend werden in dieser Sektion je nach Anbindungsvariante folgende Attribute angelegt, die nicht zum Standardumfang von Personio gehören:

• Transpondernr. (Personio Custom Field, Standard Text) 
• askDANTE-Export (Personio Custom Field, Auswahl: Ja / Nein) 
• askDANTE-Export (Personio Custom Field, Auswahl: Ja / Nein) 
• askDANTE Saldo/Überstunden 
• askDANTE Resturlaub 
• askDANTE Arbeitszeitprofil 

Hierfür gehen Sie über die Schaltfläche “Attribut hinzufügen” und gelangen in die folgende Eingabemaske:

Die Eingaben werden nun durch “Hinzufügen” gespeichert.

 

2. Vorbereiten des Datenbestandes Personio (askDANTE-Export = Nein)

Für die Einrichtung empfehlen wir testweise nur einen Mitarbeiter an askDANTE zu übermitteln. Die Übermittlung wird durch das Attribut askDANTE-Export gesteuert. Wählen Sie im Reiter Mitarbeiter durch einen Klick in die oberste Checkbox alle Mitarbeiter aus:

Über die Schaltfläche “Aktionen” und die Funktion “Attributwert ändern” setzen Sie bei allen Mitarbeitern das Attribut “askDANTE-Export” auf Nein:

Abschließend wird ein Beispiel-User ausgewählt, mit dem ein Testlauf bei der Einrichtung erfolgen soll. Bei diesem Mitarbeiter setzen Sie das Feld askDANTE-Export = Ja.

 3. Die Schnittstelle / Zugangsdaten aktivieren

Über den Reiter Einstellungen >> API-Zugriffsdaten gibt es die Möglichkeit am rechten Bildschirmrand die Funktion  “Neue Zugriffsdaten generieren” auszuwählen.

Es öffnet sich der folgende Dialog am rechten Seitenrand:

Geben Sie in den Feldern Name und Integration “askDANTE” ein. Anschließend setzen Sie die Haken unter dem Reiter “Personenbezogene Daten” wie folgt:
Für Variante 1: Mitarbeiter Lesen und Anwesenheiten Lesen und Bearbeiten 
Für Variante 2: Mitarbeiter Lesen und bearbeiten.

Als nächstes werden nun die lesbaren Mitarbeiterattribute je nach Anbindungsvariante ausgewählt:

• Status
• Vorname
• Nachname
• E-Mail
• Geschlecht
• Anstelldatum
• Vertragsende
• Ende des Arbeitsverhältnisses
• Personalnummer (Personio Custom Field, Standard Text)
• Optional: askDANTE-Export (Personio Custom Field, Auswahl: Ja / Nein)

Für den Abgleich der Arbeitszeitprofile („Variante 1“): 

• Standort
• Feiertage
• Abwesenheitsanspruch
• Arbeitszeiten
• Wenn an Terminals gestempelt werden soll: Transpondernr. (Personio Custom Field, Standard Text)

Für den Export von Kennzahlen  („Variante 2“)

• askDANTE Saldo
• askDANTE Resturlaub
• askDANTE Arbeitszeitprofil

Durch die Funktion “Neue Zugriffsdaten generieren” werden diese wie folgt erzeugt und anschließend in askDANTE übertragen (Schritt 6):

 

Auf askDANTE-Seite

4. Vorbereiten der Standorte in askDANTE 

Die Vorbereitung der Standorte wird nur für die Anbindungsvariante 1 benötigt. 
Für die Übernahme der Soll-Arbeitsstunden benötigt askDANTE einen „Standort“, an dem der Mitarbeiter angestellt ist. Dieser kann von Personio automatisch übernommen werden vorausgesetzt, der Mitarbeiter hat in Personio einen der folgenden bekannten Feiertagskalender: 
DE (Bayern) Feiertage
DE (Berlin) Feiertage
DE (Baden-Wuerttemberg) Feiertage
DE (Brandenburg) Feiertage
DE (Bremen) Feiertage
DE (Hamburg) Feiertage
DE (Hessen) Feiertage
DE (Mecklenburg-Vorpommern) Feiertage
DE (Niedersachsen) Feiertage
DE (NRW) Feiertage
DE (Rheinland-Pfalz) Feiertage
DE (Saarland) Feiertage
DE (Sachsen) Feiertage
DE (Sachsen-Anhalt) Feiertage
DE (Schleswig-Holstein) Feiertage
DE (Thueringen) Feiertage
Sofern Sie einen abweichenden Feiertagskalender verwenden, andere Standorte definiert haben oder unsicher sind, tragen Sie die benötigten Standorte vor den ersten Import manuell in askDANTE ein unter Menü > Einstellungen > Standorte. Die Namen der Standorte in askDANTE müssen genau den verwendeten Namen in Personio entsprechen, die Sie dort unter Einstellungen> Standorte hinterlegt haben. 
Um unnötige Fehlerquellen bei der Einrichtung zu vermeiden, empfehlen die Standorte immer vorab manuell einzutragen. 

 

 5. Konfiguration der Schnittstelle

Nun können Sie beginnen, die Schnittstelle zwischen beiden Systemen einzuschalten. Gehen Sie dazu über das Menü > Einstellungen > Schnittstellen und wählen Sie Personio aus.

In der Info Ansicht der Schnittstelle wählen Sie unten Bearbeiten > Verbindung. 

Aktivieren Sie die Schnittstelle und tragen Sie nun Ihre „Client ID“ und Ihr „Client Secret“ in die dafür vorgesehenen Felder ein. Diese beiden Werte finden Sie in den elektronischen Zugangsdaten, die Sie sich im Schritt 3 bei Personio erzeugt haben. 

Klicken Sie danach auf „Verbindung testen“ um sicherzustellen, dass die Zugangsdaten funktionieren. Die Verbindung ist nun aktiviert.

Je nach der gewählten Variante werden im nächsten Schritt die gewünschten Importe und Exporte eingerichtet.
Mitarbeiter-Import aktivieren:
In der Info Ansicht der Schnittstelle wählen Sie unten Bearbeiten > Mitarbeiter-Import. 

Die Synchronisation wird in der Regel täglich in der Nacht durchgeführt. Es besteht allerdings immer die Möglichkeit den Import manuell zu starten. Das Datum des Startes mit askDANTE muss in der Vergangenheit (mindestens einen Tag zurück) liegen.

Mit der Anbindungsvarinate 1 können, sofern gewünscht, der Online-Zugang und die Synchronisation des Arbeitszeitprofils aktiviert werden.
Online-Zugang aktivieren:
Der Online-Zugang wird nicht benötigt, wenn die Mitarbeiter Ihre Zeiten ausschließlich über das Terminal erfassen. Sofern Sie den Online-Zugang aktivieren, erhalten die Mitarbeiter automatisch eine Aktivierungsmail für Ihr Profil in askDANTE.
Arbeitszeitprofil – Vorlage anlegen:
Damit eine Synchronisation der Arbeitszeitprofile erfolgen kann, empfehlen wir vorab eine Vorlage nach Ihren Wünschen anzulegen. Hintergrund ist, dass einige Funktionen wie beispielweise das Begrenzen der Stempelzeiten und automatische Pausenabzüge in askDANTE eingestellt werden können. Gehen Sie dazu über das Hauptmenü Verwaltung > Arbeitszeitprofile und nehmen Sie Ihre Einstellungen vor.
Arbeitszeitprofil Synchronisation aktivieren:
In diesem Dialog wählen Sie aus, wie die Arbeitszeiten Ihrer Mitarbeiter erfasst werden sollen:

Wählen Sie ein Arbeitszeitprofil als Vorlage aus, das beim initialen Import als Vorlage für die individuellen Arbeitsprofile der Mitarbeiter benutzt wird. Individuelle Daten wie Arbeitstage oder Arbeitszeiten werden aus Personio übernommen.

 
Zeitdaten-Export aktivieren:
Geben Sie an dieser Stelle an, wann die Synchronisation durchgeführt werden soll. Wählen Sie anschließend den gewünschten Zeitraum des Exports aus. 
ACHTUNG: Wir empfehlen im Feld Zeitraum die Auswahl “letzter Tag”, damit bereits vorgenommene Korrekturen in Personio nicht erneut von askDANTE überschrieben werden.

Abschließend legen Sie fest, ab welchem Zeitpunkt der Zeitdatenexport erfolgen soll und ob für Tage, an denen keine Zeiteinträge in askDANTE vorliegen 0 Stunden an Personio übertragen werden. Wenn die Checkbox ausgewählt ist, erkennt Personio, dass Minusstunden entstehen sollen.

Kennzahlen-Export aktivieren:
Für die Aktivierung des Kennzahlen-Exports wählen Sie “aktiviert” aus, setzen einen Zeitpunkt zur Synchronisation fest und aktivieren die Kennzahlen durch den Regler auf der linken Seite:

Abschließend wählen Sie das Personio-Attribut aus und übernehmen Ihre Eingaben.
 
 

 6. Testweise überspielen von Datensätzen

Wählen Sie für den Testdurchlauf die Schaltfläche “Synchronisation starten” unten in der Fußleiste:

 

Mitarbeiter-Import:
Wählen Sie “Mitarbeiter-Import starten” aus. Die erfolgreiche Übertragung können Sie an dem automatisch erzeugten LOG-Eintrag erkennen.
Zeit-Daten-Export:
Testweise können Sie über den Menüpunkt Zeiterfassung Stempelungen der Vortage eintragen und den Zeitdaten-Export aus askDANTE manuell anstoßen. Wählen Sie dazu “Zeitdaten-Export starten” aus. Anschließend sind im Kalender des Mitarbeiters in Personio die übertragenen Werte zu erkennen:

• Anzeige der ersten Kommen-Zeit und der letzten Gehen-Zeit
• Anzeige der Pausenzeit/Pausenabzug.

Kennzahlen-Export:

Nachdem der Kennzahlen-Export durchgeführt wurde, sind die folgenden Werte bei den verschiedenen Mitarbeitern in deren Akte zu finden: