Arten der Zeiterfassung

Wie wollen Sie Zeiten erfassen?

Jedes Unternehmen ist anders. Daher bietet askDANTE eine Vielzahl von Möglichkeiten, um die Zeiterfassungssoftware an Ihre individuellen Bedürfnisse anzupassen.

AskDANTE bietet Ihnen zwei unterschiedliche Formen der Zeiterfassung in einem System:

  • Erfassung von Kommen und Gehen
  • Buchung und Erfassung auf Projekte und Tätigkeiten ("Projektzeiterfassung")

Diese beiden Erfassungsarten können jeweils einzeln genutzt werden oder miteinander kombiniert werden. Welche Funktionen Ihren Mitarbeitern zur Verfügung stehen, können Sie individuell pro Mitarbeiter einstellen. Auf diese Weise haben Sie die Möglichkeit, die Zeiterfassung für unterschiedliche Unternehmensbereiche (z. B. Verwaltung und Produktion) anzupassen.

Die Funktionen für Überstunden- und Urlaubskonten stehen Ihnen in allen Einstellungen und Kombinationen zur Verfügung.

Wir stellen Ihnen hier einige typische Anwendungsfälle vor.

Beispiel 1: Einfaches Kommen und Gehen

Viele Unternehmen suchen eine "klassische" Zeiterfassung, bei der die Anwesenheit der Mitarbeiter aufgezeichnet wird. Die Anforderungen der Unternehmen beziehen sich hauptsächlich auf:

  • Erfassung der Arbeitszeit inkl. automatischem Pausenabzug
  • Das Führen von Überstundenkonten
  • Urlaubsfreigaben und Anwesenheitskalender
  • Modernisierung der Zeitwirtschaft und Vereinfachung von Personalprozessen
  • automatisierte Zuschlagsberechnung
  • teilweise Anbindung der Lohnbuchhaltung

Die Erfassung erfolgt nur mit Kommen und Gehen an einem oder mehreren Zeiterfassungsterminals. Im Homeoffice oder im Außendienst erfassen die Mitarbeiter bequem per Laptop oder per App.

Bei Bedarf kann die Zeiterfassung mit der Schichtplanung kombiniert werden. Diese hilft nicht nur bei der Planung der kommenden Wochen, sondern hilft durch die enge Verbindung mit der Zeiterfassung auch bei der Zeitkontoführung, z. B. durch die Kontrolle und Begrenzung von Stempelzeiten.

Diesen klassischen Anwendungsfall finden Sie in vielen verschiedenen Unternehmen und Branchen, z. B. in produzierenden Unternehmen, Einzelhandel, Verwaltung oder Verkehrsbetrieben.

Beispiel 2: Projektzeiterfassung für Dienstleister

Wenn Ihr Unternehmen die Arbeit an vielen Projekten erfassen möchte, dann nutzen Sie ausschließlich unsere Projektzeiterfassung. Alle Arbeitszeiten werden auf einzelne Projekte gebucht und ermöglichen eine schnelle Auswertung und Fakturierung.

Wichtige Anforderungen in der Projektzeiterfassung sind

  • Schnelle und einfache tägliche Erfassungsprozesse
  • Zuordnung zu Aufträgen, Tätigkeiten und Teilprojekten
  • Überwachung von Budgets und von fakturierbaren Stunden
  • Bestätigungsprozesse für abgeschlossene Eintragungen
  • Einfache Vorbereitung für die Fakturierung

Die Mitarbeiter erfassen täglich über die Web-Eingabe, per App oder Barcode. Häufig handelt es sich um Berater und Ingenieure, die ihre Zeiterfassung selbständig vornehmen und bearbeiten dürfen.

Die Erfassung aller Projektzeiten ist sehr viel detaillierter als beim "einfachen" Kommen und Gehen. Aber auch diese Einträge können in askDANTE genutzt werden, um daraus das Zeit- und Urlaubskonto des Mitarbeiters zu führen.

Anwender der Projektzeiterfassung sind häufig Dienstleister, die am Ende des Monats eine Rechnung schreiben müssen. Aber auch andere Kunden wie z. B. produzierende Unternehmen nutzen die Projektzeiterfassung und koppeln diese über eine Schnittstelle an ihr ERP.

Beispiel 3: Terminal mit Projektzeiten

In den Beispielen 1 und 2 haben wir Ihnen zwei unterschiedliche Anforderungsprofile vorgestellt, die auf den ersten Blick wenig miteinander gemeinsam haben. Sie müssen sich aber nicht für das eine oder das andere Beispiel entscheiden, denn askDANTE bietet Ihnen auch die Kombination beider Welten:

"Kommen und Gehen mit Projektzeiten einfügbar"

Die Anwesenheit Ihrer Mitarbeiter erfassen Sie bequem per RFID oder Fingerprint am Zeiterfassungsgerät. Die Arbeitszeitkonten werden damit zuverlässig im Modus "Kommen und Gehen" geführt.

Gleichzeitig haben Ihre Mitarbeiter die Möglichkeit, detaillierte Projektzeiten zu erfassen, die später ausgewertet werden können. Der Vorteil besteht darin, dass die Projektzeiterfassung nun mit der Anwesenheit der Mitarbeiter abgeglichen wird, sodass fehlerhafte Einträge vermieden werden.

Weitere Ideen

Durch Einstellungen in der Zeiterfassung und die Freigabe von speziellen Eingabemöglichkeiten haben Sie noch viele weitere Möglichkeiten, Ihren besonderen Anwendungsfall umzusetzen, z. B.

  • Koppeln Sie die Projektzeiterfassung mit einem Hardware-Terminal, um die Projektzeiterfassung zu vereinfachen
  • Nutzen Sie die Barcode-App, um Mitarbeiterausweise zu scannen und damit die Anwesenheit zu erfassen
  • Erfassen Sie die Anwesenheiten am virtuellen Terminal, wenn die Mitarbeiter im Homeoffice sind
  • Nutzen Sie die Team-Logins, um Ihr iPad in ein Zeiterfassungsterminal zu verwandeln
  • u. v. m.