Abwesenheitsgründe

Neue Abwesenheitsgründe einrichten

Schritt 1: Dialog aufrufen

Sie erreichen die Funktion über ‚Einstellungen‘ und ‚Abwesenheitsgründe‘. Um einen neuen Abwesenheitsgrund einzugeben, gehen Sie in der Fußzeile auf den Button ‚Neu‘. Es öffnet sich folgender Dialog:

Schritt 2: Ausfallgründe eintragen

Geben Sie hier zunächst den Namen des Grundes ein und wählen Sie ein Icon. Anschließend können Sie angeben, wie hoch der ‚Verrechnungsanteil‘ für den Abwesenheitsgrund sein soll, d.h. ob die Zeit ganz oder nur zur Hälfte gutgeschrieben wird.

Zudem können Sie verschiedene Arten der ‚Zeitgutschrift‘ auswählen:

  • Durchschnittlicher Arbeitstag des Nutzers: Hier wird die durchschnittliche Zeit des Arbeitstages zugrunde gelegt.
  • Durchschnittlichen Arbeitstag des Nutzers auffüllen: Hier beträgt die Abwesenheit exakt die Länge der Differenz zwischen dem durchschnittlichem Tagessoll und den gestempelten Zeiten.
  • Immer exakt XY-Minuten: Hier können Sie eingeben, wie viele Minuten der Ausfallgrund generell Wert ist.
  • Individuell: Hier kann der Nutzer individuell eintragen, wie viel Zeit für den Ausfall gutgeschrieben werden soll.


Ein Beispiel:

Ein Azubi hat sechs Stunden Berufsschule. Sie können nun angeben, dass er für einen Berufsschultag einen halben durchschnittlichen Arbeitstag gutgeschrieben bekommt. Bei 8 Stunden, die er durchschnittlich am Tag arbeitet, wären es 4 Stunden Gutschrift. Oder Sie wählen individuell, sodass der Azubi seine jeweiligen Zeiten selbst einträgt (zum Beispiel die Zeit, die er oder sie real in der Schule ist).

Zum Schluss entscheiden Sie, wer die Eintragung des Ausfallgrundes vornehmen darf.

  • Nutzer selbst: Der Mitarbeiter kann hier den Ausfallgrund über sein Profil eintragen.
  • Über Workflow beantragen: Der Mitarbeiter muss einen Antrag stellen.
  • Nur Admin: Nur der Administrator kann den Ausfallgrund eintragen.

Speichern Sie am Ende den Ausfallgrund ab. Er erscheint jetzt in der Übersicht.

Genehmigung Abwesenheitsgründe

Um die Urlaubsverwaltung zu aktivieren, müssen Sie zunächst folgende Schritte gehen, soweit diese noch nicht erfolgt sind.

Workflows einrichten

Zunächst müssen Sie die Workflow 'Abwesenheit' aktivieren. Lesen Sie dazu den Artikel 'Workflows'.

Mitarbeiter Antrag Abwesenheit

Schritt 1: Weitere Abwesenheitsgründe beantragen

Sind die Vorarbeiten erledigt, so können über das System nun Anträge gestellt werden.

Beispiel: Ein Azubi hat Berufsschule. Er geht auf 'Mein Profil'. Danach wählt er oben den Reiter 'Anträge' aus. Mit einem Klick auf den Button 'Neuer Antrag', unten rechts in der Fußleiste, und der Anwahl 'Neue Abwesenheit' öffnet sich folgender Dialog:

Jetzt hat er die Möglichkeit, zwischen verschiedenen Abwesenheiten zu wählen.

Über den Kalender ist die Auswahl der Berufsschultage kinderleicht auswählbar. Feiertage werden vom System automatisch berücksichtigt, sodass eine 'von...bis'-Eingabe ausreicht, um einen korrekten Antrag zu generieren.

Mit einem Klick auf 'speichern' wird der Antrag versendet. Eine separate Meldung erfolgt nicht. Die Benutzer kann seinen Antrag sofort in der Übersicht sehen. Noch nicht genehmigte Anträge sind mit einem '?' versehen.

Schritt 2: E-Mail erhalten

Soweit dieses von Ihnen eingestellt wurde, erhält der Teamleiter jetzt eine E-Mail, dass ein neuer Antrag gestellt wurde.

Schritt 3: Antrag genehmigen oder ablehnen

Als Teamleiter gehen Sie über das Menü auf 'Team-Verwaltung' und 'Anträge'. Dort finden Sie in der Kachel 'zu genehmigen' den neu eingetroffenen Antrag.