Die besondere Rolle der Krankmeldungen
Die Eintragung und Verrechnung von Krankmeldungen unterscheidet sich von anderen Abwesenheiten deutlich.
- Krankmeldungen können nur direkt eingetragen werden und sind dann auch sofort gültig. Es gibt hier also keine Freigabe-Workflows.
- Krankmeldungen können mit einer Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung (AU) nachgewiesen werden.
- Die Dauer der eingetragenen Krankheiten wird in askDANTE u. A. von speziellen Alarmregeln überwacht, um damit z.B. die Lohnfortzahlung steuern zu können.
Wird eine neue Krankmeldung für einen Mitarbeiter eingetragen, so schreibt askDANTE dem Benutzer automatisch Stunden gut, der er/sie nicht nacharbeiten muss. Dem Mitarbeiter darf nach der gesetzlichen Vorgabe durch die Krankheit "kein Nachteil entstehen".
- Bei einer ganztägigen Krankmeldung erhält ein Benutzer die durchschnittliche tägliche Arbeitszeit für den Tag, die sich aus dem zugeordneten Arbeitszeitprofil ergibt.
- Ausnahme: Sofern der Benutzer in einem Dienstplan eingeplant wurde (und die Option in askDANTE aktiviert wurde) erhält der Benutzer eine Zeitgutschrift in Höhe der geplanten Arbeitszeit aus dem Dienstplan.
- Sofern der Mitarbeiter die Arbeit an einem Tag schon aufgenommen hat, wird die bereits erfasste Arbeitszeit automatisch mit der Zeitgutschrift verrechnet. Der Tag wird sozusagen mit Krankstunden aufgefüllt, sodass der Mitarbeiter keine Über- oder Unterstunden macht.
- Sofern der Mitarbeiter an einem Tag Urlaub oder eine andere Abwesenheit eingetragen hat und sich dann krankmeldet, überschreibt die Krankheit die vorliegenden Abwesenheitsgründe. Ein bestehender Urlaubstag wird dem Urlaubskonto automatisch wieder gutgeschrieben.
Arten von Krankmeldungen
askDANTE unterscheidet
- Krank (= Krank mit Lohnfortzahlung)
- Kind krank
- Langzeitkrank (= Krank ohne Lohnfortzahlung / im Krankentagegeld)
- Arbeitsunfall
Üblicherweise muss beim Arbeitgeber eine Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung (AU) vorgelegt werden. Um dies in askDANTE dokumentieren und überwachen zu können, steht bei jeder Krankmeldung ein Feld "AU-Bescheinigung" zur Verfügung, welches Ihnen die folgenden Optionen anbietet:
- AU fehlt
- AU liegt vor
- AU ist nicht notwendig (z.B. bei Krankheit von 1 oder 2 Tagen).
Krankmeldungen entgegennehmen
Um Krankmeldungen entgegenzunehmen, stehen Ihnen verschiedene Möglichkeiten zur Verfügung:
- Eintragung durch einen Administrator / Verwalter unter Menü > Verwaltung > Benutzer im Reiter "Ausfall".
- Eintragung (nur Anlegen, nicht Bearbeiten) durch eine spezielle Benutzer-Rolle im Unternehmen (z.B. Assistenz oder Empfang) in der Ansicht Menü > Anwesenheit. Hierfür kann mit einem besonderen Recht die Eingabemöglichkeit einrichten.
- Eintragung (nur Anlegen, nicht Bearbeiten) durch Führungskräfte unter Menü > Team-Verwaltung > Anwesenheit.
- Eintragen und Verwalten der Krankmeldungen durch den Benutzer selbst in "Mein Profil" (siehe unten).
Bitte beachten Sie: Der Zeitpunkt der Entgegennahme / Eintragung einer Krankmeldung ist enorm wichtig, wenn ein Mitarbeiter im Dienstplan geplant ist. Da dem Mitarbeiter kein Durchschnittswert, sondern die geplante Zeit aus dem Einsatzplan als Zeitgutschrift zusteht, muss die Krankmeldung eingetragen werden, bevor der Dienstplan geändert wird. Nur so kann askDANTE den Übertrag der Zeiten korrekt gewährleisten.
Administration von Kranktagen
Die Krankmeldungen eines Mitarbeiters können - wie alle anderen Ausfallgründe auch - in der Benutzeransicht unter Menü > Verwaltung > Benutzer im Reiter "Abwesenheiten" eingetragen und bearbeitet werden. Unten finden Sie die Funktion "+ neu". Zum Bearbeiten eines bestehenden Eintrages klicken Sie einfach auf die betreffende Zeile.
Normalerweise müssen die Zeitgutschriften der einzelnen Kranktage nicht bearbeitet werden, da askDANTE diese automatisch setzt. Der Sub-Dialog "Zeitgutschriften" ermöglicht es Ihnen jedoch, diese bei Bedarf einzusehen und zu ändern:
- Ist in einem Feld "hh:mm" mit grauer Schrift eingetragen, so bedeutet dies, dass die Zeitgutschrift für diesen Tag aus dem Arbeitszeitprofil automatisch berechnet wird.
- Ist eine Dauer in Stunden und Minuten eingetragen, so gilt diese vorrangig als Zeitgutschrift für diesen Tag. Mit dieser Funktion können u. A. die Zeitgutschriften aus Schichtplänen gesichert werden.
Auswertung von Kranktagen
Die Anzahl der Kranktage wird an verschiedenen Stellen von askDANTE ausgewiesen. Die beste Übersicht über den Krankenstand im gesamten Unternehmen finden Sie in der Krankenstatistik unter
Menü > Auswertung > Reports > Krankenstatistik.
Diese Tabelle gibt detailliert Auskunft über die Anzahl, Art und Status der Krankmeldungen pro Mitarbeiter.
Krankmeldung für Mitarbeiter bereitstellen
Sie können Ihren Mitarbeitern erlauben, Krankheitstage selbstständig ins System einzutragen.
Schritt 1: Zugriffsprofil aufrufen
Gehen Sie über 'Einstellungen' auf 'Zugriffsprofil' und wählen Sie in der Übersicht 'Benutzer' aus. Wollen Sie nur bestimmten Mitarbeitern dieses Recht geben, so erstellen Sie bitte ein neues Zugriffsprofil und ordnen dieses den entsprechenden Personen zu.
Schritt 2: Recht hinzufügen
Gehen Sie unten rechts auf den Button 'Berechtigung hinzufügen'. Es öffnet sich folgendes Fenster:
Tragen Sie nun das Recht: "Mein Profil: Krankheit eintragen / löschen" ein. Speichern Sie Ihre Eingaben ab.