Zusammenhänge zwischen Schichtplanung und Zeiterfassung
Zeiterfassung und Einsatzplanung sind zwei Seiten der gleichen Medaille. Die Aufgabe der Zeiterfassung ist es, Daten von heute und aus der Vergangenheit zu dokumentieren und auszuwerten. Die Schicht- bzw. Einsatzplanung richtet den Blick hingegen in die Zukunft und stellt eine Planung auf. Beide Funktionsbereiche greifen dabei auf die gleichen Grunddaten zurück, z.B. Soll-Stunden und Abwesenheitsplanung, blicken jedoch in entgegengesetzte Richtungen.
Es gibt drei besondere Berührungspunkte, in denen Zeiterfassung und Schichtplanung aktiv ineinander greifen:
Einkürzen von Stempelzeiten
Wenn ein(e) Mitarbeiter*in am Terminal ein- oder ausstempelt: Welche Zeit wird gebucht? Sofern Sie keine weiteren Einstellungen vorgenommen haben, wird die Zeit immer minutengenau gewertet. Dies ist in vielen Anwendungsfällen jedoch nicht gewünscht, weil die geplante Dienstzeit fest eingeplant ist und die Arbeit auch erst zu diesem Zeitpunkt aufgenommen wird. Eine Stempelung vor Dienstbeginn soll zwar möglich sein, jedoch soll die Zeit erst ab der geplanten Uhrzeit gelten. Genau diese Funktion bietet askDANTE mit dem "Einkürzen von Stempelzeiten" in den Arbeitszeitprofilen.
Neben den Einkürzungen auf ein fest hinterlegtes Zeitraster bietet askDANTE die Option, die Stempelzeiten auch nach Dienstplan einzukürzen. Mit dieser Funktion werden alle Kommen- und Gehen-Stempelungen in Echtzeit mit dem hinterlegten Schichtplan abgeglichen und die Buchungen flexibel gewertet.
Krankheit mit Schichtplan
Durch Krankheit darf einem Mitarbeiter kein Nachteil entstehen. Sofern ein Mitarbeiter in einem Schichtplan verplant ist, hat er im Krankheitsfall einen Anspruch auf die ursprünglich verplanten Stunden bzw. deren Vergütung. Dies erfordert insbesondere bei flexibel eingeplanten Teilzeitkräften oder Aushilfen einen erhöhten Dokumentations- und Verwaltungsaufwand.
askDANTE kann Ihnen aufwändige Nacharbeit einsparen und die ursprünglich geplanten Stunden aus dem Dienstplan direkt in die Krankschreibung übernehmen und bewerten. Damit Sie diese Funktion nutzen können, sind die folgenden Schritte notwendig:
- Aktivieren Sie Option Menü > Einstellungen > System > bearbeiten > Schichtplan > "Krankgutschrift aus Schichtplan".
- Verplanen Sie die Mitarbeiter und versehen Sie den Schichtplan mit einem gültigen Freigabedatum, bis zu dem der Plan gültig ist.
- Nehmen Sie nun zuerst die Krankmeldung entgegen und speichern Sie diese (kann später noch bearbeitet werden). Es werden jetzt die Stunden aus dem Schichtplan intern gesichert.
- Danach können Sie den Schichtplan anpassen und verändern.
Mitarbeiter nicht zur Schicht erschienen
Wenn ein Mitarbeiter nicht rechtzeitig zum Dienst einstempelt, dann kann askDANTE die Führungskräfte darüber automatisch informieren. Dies ermöglicht Ihnen z.B. dafür zu sorgen, dass wichtige Positionen rechtzeitig besetzt sind oder die Einsatzplanung kurzfristig anzupassen.
Die dazu passende Alarmregel "Schichtanwesenheit" können Sie unter Menü > Einstellungen > Alarmregeln aktivieren und konfigurieren.