Systemeinstellungen

Allgemeine Systemeinstellungen

Im Menüpunkt Menü > Einstellungen > System finden Sie eine Reihe von verschiedenen Einstellungen, die sich auf Ihre gesamte Anwendung auswirken. In den Systemeinstellungen steuern Sie unter anderem:

  • verfügbare Module in der Zeiterfassung
  • Layouts für Timesheets
  • Vorgaben für Einstellungen, Felder und Design
  • Freigabe besonderer Funktionen (z.B. Team-Login)
  • Anzeigeeinstellungen
  • Kopplung der Zeiterfassung an den Dienstplan.

Im Folgenden erklären wir Ihnen die verfügbaren Optionen, die Sie in der Systemsteuerung unter "bearbeiten" in den einzelnen Bereichen ändern können

Einstellungen

Zeitzone und Währung

Hier können Sie die Standardwerte für die Zeitzone sowie die Währung einstellen. Diese Werte werden in anderen Masken als Vorgaben für die Eingabe benutzt. Die Währung hat nur Auswirkungen auf die Anzeige.

Optionen (Module für Projektzeiterfassung)

Mit den verfügbaren Optionen aktivieren oder deaktivieren Sie die Projektzeiterfassung in Ihrem Account. Anschließend können Sie wählen, welche Zusatzmodule in Ihrem Account genutzt werden sollen.

  • Teilprojekte: Unterprojekte von Hauptprojekten
  • Tätigkeiten: Art der Tätigkeit für ein Projekt
  • Markierungen: Stichworte (#Tags) hinzufügen
  • Überschneidende Zeiteinträge: Aktivieren Sie diesen Punkt, wenn Sie mehrere Einträge zur gleichen Uhrzeit erfassen wollen.
  • Teameinträge: Diese Funktion ermöglicht Zeiteinträge von Teams.

Hinweis: Sofern Sie einige der Module abgewählt haben, entfernt askDANTE diese automatisch aus Ihren Eingabemasken und Menüs. Auf diese Weise können Sie die Projektzeiterfassung auf die Teile beschränken, die Sie wirklich brauchen. Erfassung und Auswertung wird damit vereinfacht.

Zeiterfassung

Hier stellen Sie grundlegende Regeln für Ihre Zeiterfassung fest.

Zeitraum oder Dauer

Unter dem Punkt 'Leistungszeiterfassung' können Sie auswählen, welche Art der Erfassung Sie in der Projektzeiterfassung zulassen wollen. 

a) Dauer: ist dieser Punkt angewählt, dann kann der Benutzer die Stundenzahl (z.B. 5 Stunden) und/oder den genauen Start und das genaue Ende der Arbeitszeit eintragen

b) Zeit: Hier kann nur der genaue Start und das genaue Ende der Arbeitszeit eingetragen werden, z.B. 09:04-16:03 Uhr

Tipp: Wir empfehlen den Punkt 'nur Zeit' auszuwählen, da es bei 'Zeit/Dauer' zu vermehrten Falscheingaben durch Tippfehler kommen kann.

Detaillierte Informationen

Hier können Sie entscheiden, ob zu den verfügbaren Buchungspositionen detaillierte Informationen angezeigt werden sollen. Dies kann vor allem für die Projektzeiterfassung sinnvoll sein.

Zeiteinträge automatisch abschließen

Hier geben Sie an, ob offene Zeiteinträge (also solche, zu denen keine Ende-Zeit vorliegt) direkt nach Schließen der Sitzung oder Webseite automatisch geschlossen werden sollen. Diese Option sorgt also für die Erstellung einer automatischen Ende-Zeit.

Offene Zeiteinträge entstehen u.a. dann, wenn die Stoppuhr nicht angehalten wurde oder nur der Beginn, aber nicht das Ende des Arbeitstages eingetragen wurden (z.B. '12:45-').

Stempeln über die Tagesgrenze

Es kann passieren, dass ein Benutzer sich abends nicht ausstempelt. Für diesen Fall muss askDANTE am nächsten Tag erkennen können, ob der Mitarbeiter wirklich über Nacht gearbeitet haben könnte oder ob der Mitarbeiter es einfach vergessen hat auszustempeln.  Geben Sie hier einen maximalen zulässigen "Abstand" zwischen dem Einstempeln und dem Ausstempeln an, um askDANTE bei der Unterscheidung zu helfen.

Raster Projektzeiterfassung

Möchten Sie, dass bei Projektzeiten nur einheitliche Zeitabschnitte erfasst werden sollen (zum Beispiel im halbstündigen Takt), so können Sie dies hier einstellen.

Einträge in die Zukunft beschränken

Wenn Sie die Erfassung und Bearbeitung von Zeiten in der Zukunft nur für einen begrenzten Zeitraum erlauben oder ganz einschränken wollen, können Sie hier die entsprechende Anzahl von Minuten hinterlegen. Dies gilt nicht für Anwender mit dem Recht "Sonstige: Zeiten korrigieren".

Einträge in die Vergangenheit beschränken

Wenn Sie die Erfassung und Bearbeitung von Zeiten in der Vergangenheit nur für einen begrenzten Zeitraum erlauben oder ganz einschränken wollen, können Sie hier die entsprechende Anzahl von Kalendertagen hinterlegen. Dies gilt nicht für Anwender mit dem Recht "Sonstige: Zeiten korrigieren".

Anzeigeeinstellungen

Hier bestimmen Sie, wie Übersichten auf der askDANTE - Oberfläche angezeigt werden sollen.

Listen oder Rasteransicht

Hier entscheiden Sie, ob Listen als Kacheln oder Tabelle angezeigt werden sollen.

Design

Legen Sie ein Design für alle Benutzer fest. Wenn das ausgewählte Design verbindlich für alle Mitarbeiter im Unternehmen ist und nicht individuell anders eingestellt werden darf, so wählen Sie am Ende der Liste "Design ist verbindlich: ja".

Sie wollen ein eigenes Corporate Design für Ihre Zeiterfassung? Dann sprechen Sie uns an.

Timesheets

Hier bestimmen Sie das Aussehen der Stundenzettel (Timesheets), die von Ihnen und Ihren Mitarbeitern als PDF, Excel oder CSV-Datei heruntergeladen werden können.

Logo

Laden Sie Ihr Firmenlogo hoch, wenn dieses auf dem Stundenzettel erscheinen soll.

Angaben

Legen Sie nun fest, welche Daten im 'Timesheet' zu finden sein sollen. 

Erstellungsdatum

Soll das Datum der Erstellung zu sehen sein?

Format

Ein Stundenzettel kann im Hoch- oder Querformat ausgegeben werden. Wir empfehlen aufgrund der Vielzahl an Spalten das Querformat.

Schichtplan

Hier bestimmen Sie Abrechnungsregeln, die mit dem Schichtplan zusammenhängen.

Krankgutschrift aus Schichtplan

Ist ein Mitarbeiter im Einsatzplan fest verplant und erkrankt, so können Sie zulassen, dass er diese Stunden als Krankentage gut geschrieben bekommt.

Allgemein

Team-Login

Das Team-Login ist eine Startseite, mit der sich die Mitglieder eines Teams anmelden können.

Termineinladung für Abwesenheiten

Hier können Termineinladungen für genehmigte Abwesenheiten per E-Mail versenden.