Was sind die askDANTE Workflows?
Unter Workflows sind alle Prozesse und Anträge in askDANTE zusammengefasst, die von einem Mitarbeiter beantragt und von anderen Führungskräften genehmigt werden müssen.
Zurzeit gibt es folgende Workflows:
- Urlaub: Hierüber werden Urlaubsanträge gestellt und genehmigt.
- Stornierung Urlaub: Für die Stornierung von bereits gestellten und genehmigten Urlaubsanträgen.
- Arbeitszeit: Hier werden Arbeitszeitkorrekturen beantragt und genehmigt. Eine Korrektur kann zum Beispiel dann notwendig sein, wenn Zeiten nicht ordnungsgemäß erfasst wurden.
- Auszahlung Überstunden: Hier wird die Zeitkorrektur bei Auszahlung von Überstunden beantragt und genehmigt.
- Zeitgutschrift: Hierüber können zusätzliche Arbeitsstunden beantragt werden, die nicht gestempelt werden konnten.
- Abwesenheit: Neben Urlaub und Krankheit können weitere Abwesenheiten beantragt und genehmigt werden.
Einen Workflow einrichten
Damit die Genehmigungsverfahren über die Workflows arbeiten können, müssen diese korrekt eingestellt werden.
Schritt 1: Dialog aufrufen
Gehen Sie daher über 'Einstellungen' auf 'Workflows'. Klicken Sie dann auf den Workflow, den Sie bearbeiten wollen. Es öffnet sich folgender Dialog:
Schritt 2: Freigabeschritte festlegen
askDANTE kann die Freigabeschritte auf allen drei Stufen der Personalstruktur abbilden: Zentral-Management, Team-Management und Team.
Für jede Funktion eines Mitarbeiters gibt es in jeder Ebene ein Feld, in das Sie die notwendigen Freigabeschritte eintragen können.
Beispiel: Die notwendigen Freigabeschritte für ein einfaches "Mitglied" auf "Team" Ebene finden Sie ganz am Ende der Liste.
Beginnen Sie in diesem Dialog am besten ganz unten und bestimmen Sie, wer (zum Beispiel Urlaubsanträge) genehmigen kann. Üblicherweise ist das der Teamleiter und der Stellvertreter. Alle Positionen, die nicht definiert werden, werden vom System automatisch freigegeben. Dies macht zum Beispiel beim Geschäftsführer Sinn.
Haben Sie kein Team-Management und kein Zentral-Management in der Personalstruktur festgelegt, so müssen Sie hier keine weiteren Einträge vornehmen.
Sind Ihnen unsere mehrstufigen Genehmigungsverfahren noch nicht bekannt, dann lesen Sie bitte den Artikel „Personalstrukturen“.
Wenn Ihre Mitarbeiter bei Urlaubsanträgen einen Stellvertreter wählen sollen, dann haken Sie bitte den oberen Punkt an.
Schritt 3: Art der Benachrichtigung wählen
Zudem legen Sie fest, wer bei Beantragung und Genehmigung eines Antrages eine Benachrichtigung per E-Mail erhalten soll. Speichern Sie Ihre Angaben ab.
Schritt 4: Aktivieren
Aktivieren Sie den Workflow und stellen Sie diese Anträge damit allen Mitarbeitern zur Verfügung.
Fallback-Funktion
Es kann immer vorkommen, dass sich bei der Einrichtung der Workflows oder in der Personalstruktur ein Fehler eingeschlichen hat. Wenn Sie möchten, versucht askDANTE in solchen Fällen, den Antrag an den nächsten möglichen Vorgesetzten automatisch zu übermitteln.
Aktivieren Sie dafür: "bei fehlerhafter Konfiguration (z.B. fehlender Teamleiter), Freigabe durch nächsten Vorgesetzten"
Wie arbeiten die Workflows?
An einem kleinen Beispiel möchten wir Ihnen veranschaulichen, wie die askDANTE Workflows funktionieren.
Schritt 1: Urlaub wird beantragt
Der Mitarbeiter plant seinen Urlaub über sein Zeitkonto und schickt den Antrag ab.
Schritt 2: E-Mail wird versandt
Sie erhalten eine E-Mail, die Sie darüber benachrichtigt, dass ein neuer Urlaubsantrag gestellt wurde.
Schritt 3: Team-Verwaltung besuchen
Klicken Sie auf den Link in der E-Mail oder gehen über das Menü 'Team-Verwaltung' auf 'Anträge'. Dort finden Sie den neu eingetroffenen Antrag. Klicken Sie auf diesen, so öffnet sich folgender Dialog:
Sie können nun entscheiden, ob Sie den Antrag 'genehmigen' oder 'ablehnen'.