Die geteilten Dokumente bilden Ihre unternehmensweite Dokumentenbibliothek ab. Als Administrator können Sie definieren, zu welchen Dokumenten Mitarbeiter oder Führungskräfte Zugang bekommen sollen
Konfiguration der Ordner für geteilte Dokumente
Die Ordner-Hierarchie in den geteilten Dokumenten wird durch "Dokumentenkategorien" vorgegeben.
Die Konfiguration erfolgt unter "Einstellungen" -> "Dokumentenkategorien". Wenn Sie eben erst mit der HR Suite begonnen haben, existieren noch keine geteilten Dokumentenkategorien. Legen Sie sich mit "neu" -> "geteilte Dokumentenkategorie" eine mit einem beliebigen Namen an und konfigurieren Sie die Eigenschaften. Sie können diese Eigenschaften auch jederzeit von bereits bestehenden Kategorien editieren. Sie haben folgende Optionen:
| Option | Auswirkung |
| keine Option gewählt | Nur Administratoren können Dokumente dieser Kategorie sehen. |
| Führungskräfte | Die Führungskräfte können in der Team-Verwaltung die Dokumente einsehen. |
| Mitarbeiter | Die Mitarbeiter haben Lesezugriff auf die Dokumente dieser Kategorie. |
Durch ein Markieren mit Rechtklick können Kategorien gelöscht werden. Beachten Sie, dass dann entschieden werden muss, was mit den Dokumenten aus der Kategorie geschehen soll. Sie können die Dokumente alle löschen oder in eine andere, bereits existierende Kategorie verschieben.
Die geteilten Dokumente verwenden
Als Administrator
Im Hauptmenü unter "HR Suite" -> "geteilte Dokumente" kommen Sie in Ihre Unternehmensweite Dokumentenablage. Dort können Sie die bestehenden, geteilten Dokumente einsehen, löschen und neue ergänzen. Dokumente können über zwei Arten hinzugefügt werden:
- Über den Button "Dokument hochladen" und der Unterstützung über den Dialog
- Per Drag&Drop aus dem Dateibrowser des Betriebssystems direkt auf eine Kategorie
Mit Klick auf ein Dokument erhalten Sie weiterführende Informationen und können eine Bemerkung ergänzen.
Wenn Sie eine oder mehrere Dokumente markieren, können Sie diese löschen.
Beachten Sie, dass nur Anwender mit dem Recht "Verwaltung HR Suite" Dokumente in die Unternehmensweite Dokumentenablage hochladen können. Mit dem Recht erhalten die Anwender ebenfalls die Möglichkeit die Inbox einzusehen und Anforderungen zu erstellen.
Als Mitarbeiter
Mitarbeiter erreichen die geteilten Dokumente über "Mein Profil" -> "Dokumente". Unter dem Reiter "Geteilt" werden die sichtbaren Unternehmensdokumente angezeigt.
Als Führungskraft
Führungskräfte können die Ihnen freigegebenen Dokumentenkategorien der Unternehmensdokumente unter "Team-Verwaltung" -> "geteilte Dokumente" aufrufen.