Die persönlichen Dokumente bilden die digitale Variante der Personalakte ab. Als Administrator können diese von allen Mitarbeitern eingesehen und verwaltet werden. Mitarbeiter hingegen sehen nur die Ihnen freigegebenen Inhalte Ihrer eigenen Personalakte.
Konfiguration der Ordner in der Personalakte
Die Ordner-Hierarchie in der Personalakte wird durch "Dokumentenkategorien" vorgegeben. Diese zentral definierte Struktur wird auf sämtliche Personalakten angewendet, so dass überall identische Strukturen vorliegen.
Die Konfiguration erfolgt unter "Einstellungen" -> "Dokumentenkategorien". Zu Beginn haben wir Ihnen bereits typische Kategorien vorkonfiguriert.
Zum Editieren klicken Sie eine Kategorie an. Sie können den Namen ändern und entscheiden, ob Dokumente dieser Kategorie grundsätzlich "lohnrelevant" sind. Zudem können Sie die Sichtbarkeit konfigurieren:
| Option | Auswirkung |
| keine Option gewählt | Nur Administratoren können Dokumente dieser Kategorie sehen. |
| Führungskräfte | Die Führungskräfte können in der Team-Verwaltung die Dokumente einsehen. |
| Mitarbeiter | Die Mitarbeiter haben Lesezugriff auf die Dokumente dieser Kategorie. |
Wenn Sie weitere Kategorien ergänzen wollen, klicken Sie unten auf "neu" -> "persönliche Dokumentenkategorie" und definieren Sie die Eigenschaften.
Durch ein Markieren mit Rechtsklick können Kategorien gelöscht werden. Beachten Sie, dass dann entschieden werden muss, was mit den Dokumenten aus der Kategorie geschehen soll. Sie können die Dokumente alle löschen oder in eine andere, bereits existierende Kategorie verschieben.
Die mit diesem Symbol gekennzeichnete Kategorie hat spezielle Eigenschaften. Dies ist die Kategorie in der zunächst alle Uploads landen. Die Dokumente von allen Mitarbeitern, die hierin liegen, werden Ihnen in der Inbox zur Bearbeitung angezeigt. Sie können den Namen der Kategorie frei definieren. Beachten Sie, dass die Sichtbarkeit auch die Upload-Möglichkeit für den entsprechenden Nutzerkreis steuert. Sie können im Subdialog definieren, wer nach erfolgtem Upload eine Benachrichtigung per E-Mail erhalten soll.
Hinweis: Für die Bearbeitung der Dokumentenkategorien ist das Recht "Einstellungen: Dokumentenkategorien" notwendig.
Die Personalakte verwenden
Als Administrator
Wenn Sie in der Benutzerverwaltung auf einen Benutzer klicken, können Sie den Tab "Dokumente" aufrufen. Es öffnet sich der Dokumentenbrowser mit der Ansicht der persönlichen Dokumente. Bedenken Sie, dass Administratoren hier sämtliche Kategorien und Dokumente sehen können.
Dokumente können über zwei Arten hinzugefügt werden:
- Über den Button "Dokument hochladen" und der Unterstützung über den Dialog
- Per Drag&Drop aus dem Dateibrowser des Betriebssystems direkt auf eine Kategorie
Als Administrator entscheiden Sie direkt wohin die Dokumente hochgeladen werden sollen. Sie lösen hierüber auch keine Upload-Benachrichtigung aus.
Mit Klick auf ein Dokument erhalten Sie weiterführende Informationen und können eine Bemerkung ergänzen.
Wenn Sie eine oder mehrere Dokumente markieren, können Sie diese löschen.
Als Mitarbeiter
Mitarbeiter erreichen die Personalakte über "Mein Profil" -> "Dokumente". Der Dokumentenbrowser zeigt nur die Kategorien und Dokumente an, die für den Mitarbeiter freigegeben sind.
Der Upload ist nur verfügbar, wenn die Sichtbarkeit der "Gesendet"-Kategorie für den Mitarbeiter konfiguriert ist. Sämtliche Uploads landen in dieser Kategorie.
Als Führungskraft
Führungskräfte können die Ihnen freigegebenen Dokumentenkategorien der Personalakten unter "Team-Verwaltung" -> "Mitarbeiter" -> "Dokumente" aufrufen.
Der Upload ist nur verfügbar, wenn die Sichtbarkeit der "Gesendet"-Kategorie für Führungskräfte konfiguriert ist. Sämtliche Uploads landen in dieser Kategorie.