Die vorbereitende Lohnübertragung unterstützt bei der Zusammenstellung aller entgeltrelevanten Informationen und Dokumente.
Der Bereich findet sich unter "Auswertung" -> "Übertragung Lohnbüro". Für den Zugriff benötigt ein Anwender das Recht "Auswertung: Übertragung Lohnbüro".
Die Übersicht über existierende Übertragungen
Sie können zwischen Raster- und Tabellenansicht wechseln und archivierte Lohnübertragungen ansehen.
Eine Übertragung einrichten
Über das "+" in der unteren Aktionsleiste können Sie eine neue Übertragung anlegen. Geben Sie ihr einen Namen, wie "Juli 25". Wenn Sie speichern drücken, öffnet sich direkt die neu eingerichtete Übertragung.
Die Kacheln zeigen Informationen zum aktuell konfigurierten Stand der Übertragung an.
Bewegungsdaten hinzufügen
Klicken Sie in der Aktionsleiste auf "Bewegungsdaten bearbeiten".
Sobald Sie einen Lohnexport aktiviert und für jeden hinterlegten Lohnexport einen Leistungszeitraum ausgewählt haben, werden diese Bestandteile dieser Lohnübertragung. Das Schloss in der Auswahl des Leistungszeitraums zeigt Ihnen an, ob dieser bereits abgeschlossen ist oder nicht.
Krankdaten hinzufügen
Klicken Sie in der Aktionsleiste auf "Krankheitsübersicht bearbeiten".
Sobald Sie den Zeitraum für den die Krankübersicht definiert haben, wird diese Auswertung dem Archiv beigefügt.
Dokumente hinzufügen
Klicken Sie auf den Tab "Dokumente" und dort in der Aktionsleiste auf "Dokumente sammeln".
Es öffnet sich ein Dialog, in dem Sie entscheiden können, welche Dokumente der Lohnübertragung beigefügt werden sollen.
Wenn Sie die Lohnübertragungen regelmäßig durchführen, wird die vorgegebene Einstellung die Beste sein. Dann ermittelt askDANTE alle Dokumente, die lohnrelevant sind und bisher nicht Bestandteil einer Lohnübertragung waren.
Beachten Sie, dass Sie keine Einzelauswahl von Dokumenten vornehmen können.
Die gesammelten Dokumente werden Ihnen in einer Übersicht dargestellt. Dort können Sie nochmals prüfen, ob bestimmte relevante auch vorhanden sind. Sollte es nach der Zusammenstellung der Dokumente neue Dokumente geben, die in die Übertragung eingeschlossen werden sollen, klicken Sie auf "bearbeiten", um die Sammlung neu durchzuführen.
Wenn Dokumente gelöscht wurden, die Bestandteil einer Lohnübertragung waren, erkennen Sie dies an der roten Zahl in der Dokumente-Kachel. Wenn Sie die Archiverstellung erneut anfordern, wird askDANTE diese Dokumente nicht mehr sammeln können. Sie sind nicht mehr existent auch wenn sie Bestandteil der Lohnübertragung waren. Im Tab "Dokumente" kann ganz unten in der Liste eingesehen werden, um welche Dokumente es sich hierbei handelt.
Das Archiv
Erstellung des Archivs
Sobald eine Lohnübertragung Daten beinhaltet, können Sie auf "Archiv anfordern" in der Aktionsleiste klicken. Ein Dialog fasst den Umfang nochmals zusammen.
Beachten Sie, dass der Vorgang im Hintergrund ausgeführt wird und einige Minuten dauern kann. Sie können askDANTE in dieser Zeit einfach weiterbenutzen.
Sobald das Archiv bereit steht, können Sie es herunterladen. Dies können Sie anhand des Status der Lohnübertragung erkennen.
Beachten Sie, dass das Archiv nur eine begrenzte Zeit (3 Tage) zum Download bereitsteht. Wenn diese Zeit überschritten wurde, müssen Sie vor dem Download das Archiv erneut anfordern.
Struktur des Archivs
Das Archiv hat folgende Struktur:
- Bewegungsdaten: Dieser Ordner beinhaltet alle definierten Lohnexporte als eigenständige Archive, so wie es auch in den Leistungszeiträumen Verwendung findet.
- Dokumente: hier liegen sämtliche Dokumente. Die Dateien tragen als Präfix die Personalnummer des Mitarbeiters, sodass anhand dieser eindeutigen Nummer schnell eine Zuordnung erfolgen kann
- Krankheitsübersicht: beinhaltet die definierte Krankheitsübersicht, die auch in den Leistungszeiträumen exportiert werden kann.
Zurücksetzen
Über den Button "Zurücksetzen" werden sämtliche Konfigurationen für diese Lohnübertragung entfernt und der Status auf "Entwurf" gesetzt. Hierdurch können Sie einfach von vorn beginnen.