Über die Anforderung von Kenntnisnahmen können Sie die Prozesse zur Bestätigung durch Mitarbeiter abbilden.
Eine Kenntnisnahme anfordern
Öffnen Sie zunächst die Übersicht über Anforderungen unter "HR Suite" -> "Anforderungen".
Hier wird Ihnen eine filterbare Liste der bestehenden Anforderungen von Dokumenten und Anforderungen von Kenntnisnahmen zur Nachverfolgung angezeigt.
Klicken Sie am unteren Bildschirmrand auf "Neu" und wählen Sie "Kenntnisnahme anfordern".
Sie können hier analog zu den Dokumentenanforderungen den Empfängerkreis auswählen:
- Mit der Wahl "Benutzer" können Sie beliebig viele Nutzer auswählen.
- Durch "Organisationseinheit" können Sie eine Einheit aus Ihrer Personalstruktur wählen und entscheiden, ob die darunter befindlichen Einheiten ebenfalls eingeschlossen werden sollen.
- "Mitarbeiter mit Label" steht Ihnen nur zur Verfügung, wenn Sie Personen-Labels (nur im Tarif Enterprise verfügbar) konfiguriert haben. So können beliebig viele Labels definieren und Nutzer mit diesem Label erhalten die Anforderung.
- "alle Benutzer" adressiert die Anforderung an sämtliche Nutzer mit Online-Konto in Ihrem askDANTE-System.
Wählen Sie das Dokument aus, welches von den Empfängern gelesen und bestätigt werden muss. Bitte beachten Sie, dass Sie nur Dokumente auswählen können, die Sie bereits in die geteilten Dokumente in eine Kategorie, die für Mitarbeiter zugänglich ist, hochgeladen haben.
Sie können entscheiden, ob die Kenntnisnahme durch eine einfache Checkbox-Bestätigung ausreicht oder aber bei bedeutenden Dokumenten ein zweiter Faktor (Email-Code) zur Bestätigung verwendet werden soll.
Nach der Eingabe der erforderlichen Informationen können Sie die Anforderung absenden. Der definierte Benutzerkreis erhält eine E-Mail zu dieser Anforderung. Sollte die Anforderung 3 Tage vor Ablauf der Frist noch offen sein, erhalten die Benutzer eine entsprechende Erinnerung.