Benutzerrechte in askDANTE
Nicht jeder Mitarbeiter soll in askDANTE alle Daten sehen und alle Funktionen ausführen können. In jedem Unternehmen gibt es verschiedene Benutzergruppen mit unterschiedlichen Aufgaben. Mit den folgenden Einstellungen können Sie Ihr askDANTE so einstellen, dass jeder Mitarbeiter nur das sehen kann, was er auch sehen darf.
Aufbau der Rechtestruktur
Die Benutzerrechte eines einzelnen Mitarbeiters setzen sich in askDANTE aus drei verschiedenen Quellen bzw. Einstellungen zusammen. Jede dieser Einstellungen bezieht sich auf einen anderen Bereich in der Anwendung. Alle drei Einstellungen gemeinsam werden dafür genutzt, dem Benutzer die richtigen Optionen und Menüpunkte anzuzeigen.
1. Das Zugriffsprofil
Die Zugriffsprofile stellen in askDANTE die "Gruppen" der Mitarbeiter dar. Einem Zugriffsprofil sind ganz konkrete Zugriffsrechte zugeordnet, die dem Mitarbeiter zur Verfügung stehen, sobald er dieser Gruppe zugeordnet ist.
Die meisten Rechte beziehen sich mit ihrem Namen auf konkrete Menüpunkte, auf die ein Benutzer Zugriff erlangen kann. So ermöglicht z.B. das Recht "Verwaltung: Benutzer" den Zugriff auf den Menüpunkt Menü > Verwaltung > Benutzer. Innerhalb der Menüpunkte wird nicht zwischen Lese- und Schreibrechten unterschieden.
Zusätzlich gibt es weitere kleine Berechtigungen, wie z.B. "Sonstige: Preise anzeigen", mit denen Zugriffe oder Anzeigen gesteuert werden können.
Eine komplette Liste aller verfügbaren Rechte in den Zugriffsprofilen finden Sie in der Rechteübersicht.
Zusammenfassend kann man sagen, dass die Zugriffsprofile eine technische Steuerung der Menüpunkte regeln, ohne weitere fachliche Zusammenhänge zu prüfen.
Die Einrichtung der Zugriffsprofile wird hier beschrieben.
2. Die Zuordnung in der Personalstruktur
Durch die Zuordnung eines Mitarbeiters in der Personalstruktur legen Sie fest, welche Mitarbeiter Führungskräfte sind. Für diese Führungskräfte stellt askDANTE automatisch im Hauptmenü einen neuen Menüpunkt zur Verfügung: die Team-Verwaltung.
Der Menüpunkt Team-Verwaltung steht nur den Mitarbeitern zur Verfügung, die in der Personalstruktur auf einer der Ebenen als Leiter oder Stellvertreter eingetragen wurden. Das bedeutet, dass andere Benutzer - auch Administratoren - diesen Menüpunkt eventuell nicht sehen können.
Im Gegensatz zu den allgemeinen administrativen Funktionen unter Menü > Einstellungen oder Menü > Verwaltung, können die Führungskräfte mit den Funktionen der Team-Verwaltung ausschließlich auf die Mitarbeiter und Daten zugreifen, die ihnen personell "unterstellt" sind. So sieht z.B. der Teamleiter aus Team A nur die Daten seiner Team-Mitglieder und nicht der anderen Mitarbeiter im Unternehmen. Ein HR-Manager, der ganz oben in der Personalstruktur steht, kann selbstverständlich auf alle seiner zugeordneten Daten durchgreifen.
Allen Führungskräften stehen in der Team-Verwaltung die folgenden Funktionen zur Verfügung:
- Zeiterfassung: Zur Einsicht und manuellen Bearbeitung aller Zeiteinträge der Mitarbeiter
- Anträge: Liste aller Anträge, die zur Genehmigung vorliegen, inkl. Archiv
- Anwesenheit: Anwesenheitskalender des Teams
- Leistungszeiträume: Übersicht über Zeitkonten der Mitarbeiter im aktuellen Leistungszeitraum, inkl. Freigabefunktion
- Mitarbeiter: Zugriff auf die Stammdaten der Mitarbeiter im Team ohne Anlegen und Löschen
- Alarmcenter: Liste aller Alarme, die bei Mitarbeitern im Team aufgetreten sind
- Reporting: Anzeige und Filter der Projektzeiten für Team-Mitglieder
- Schichtplanung: Zugriff auf alle Schichtpläne, die dem Team zugeordnet sind
Die Funktionen, die in der Team-Verwaltung angezeigt werden, stehen allen Führungskräften zur Verfügung. Der Umfang der Funktionen kann jedoch durch eine interne Konfiguration eingeschränkt werden. Wenn Sie einzelne Punkte aus der Team-Verwaltung entfernen wollen, sprechen Sie uns an.
3. Die Einstellung der Zeiterfassung
Die Einstellungen zur Zeiterfassung finden sich in der Verwaltung des einzelnen Mitarbeiters unter Menü > Verwaltung > Mitarbeiter in der Funktion "Terminal und Eingabe bearbeiten". Aus den verschiedenen Einstellungsoptionen für Kommen/Gehen- oder Projektzeiterfassung ergibt sich auch, welche Menüpunkte ein Mitarbeiter in seinem Hauptmenü sehen kann:
- Web-Eingabe: ermöglicht den Zugriff auf die "Zeiterfassung" und den "Kalender"
- Virtuelles Terminal: ermöglicht den Zugriff auf den gleichnamigen Menüpunkt im Hauptmenü
- Terminal: hat keine Auswirkung auf das Hauptmenü
Hinweis: Die eingestellten Rechte für die Zeiterfassung werden auch für die Nutzung der entsprechenden Punkte in den Apps genutzt.
Ausnahme: Benutzer ohne ein aktiviertes Zeitkonto haben automatisch Zugriff auf den Menüpunkt Zeiterfassung und damit auf die Projektzeiterfassung. Für solche Benutzer stehen keine anderen Auswahlmöglichkeiten zur Verfügung.