Budgets in askDANTE
Für die laufende Überwachung Ihrer Projekte ist es üblich, Budgets für das Gesamtprojekt oder für einzelne Projektphasen zu vergeben. So können Sie und Ihre Mitarbeiter jederzeit erkennen, welches Projekt sich lohnt und an welchen Stellen es Handlungsbedarf gibt.
askDANTE bietet Ihnen dafür feste Stundenkontingente, die Sie für ein Projekt oder dessen Teilphasen festlegen können.
Budget festlegen für Projekte
Schritt 1: Projekt auswählen
Gehen Sie über 'Verwaltung' auf 'Projekte' und wählen Sie das Projekt aus, für das ein Budget festgelegt werden soll.
Schritt 2: Budget aktivieren
Wählen Sie nun den Button 'bearbeiten' unten rechts in der Fußzeile. Ganz unten finden Sie den Punkt 'Budget'. Setzen Sie hier bitte einen Haken. Es öffnet sich folgender Dialog:
Schritt 3: Budget festlegen
Tragen Sie das Zeitbudget ein, das für das Projekt vorgesehen ist. Bestimmen Sie außerdem, ob dieses nur für das Projekt oder auch für alle dazugehörigen Teilprojekte gilt.
Budget festlegen für Teilprojekte
Natürlich können Sie auch Teilprojekte mit einem bestimmten Zeitbudget ausstatten. Gehen Sie dafür folgendermaßen vor:
Schritt 1: Projekt auswählen
Gehen Sie über 'Verwaltung' auf 'Projekte' und wählen Sie das Projekt aus, in dem sich das Teilprojekt befindet.
Schritt 2: Teilprojekte aufrufen
Klicken Sie oben in der Menüleiste auf den Reiter 'Teilprojekte'. Gehen Sie dann auf das Teilprojekt, dem Sie ein Zeitbudget zuordnen wollen.
Schritt 3: Budget aktivieren
Klicken Sie rechts unten in der Fußleiste auf den Button 'bearbeiten'. Ganz unten finden Sie den Punkt 'Budget'. Setzen Sie hier bitte einen Haken. Es öffnet sich folgender Dialog:
Schritt 4: Budget festlegen
Tragen Sie das Zeitbudget ein, das für das Teilprojekt vorgesehen ist. Bestimmen Sie, ob dieses nur für das Teilprojekt oder alle Teilprojekte gilt.
Speichern Sie die Angaben ab. Das Zeitbudget erscheint nun in der Übersicht auf der rechten Seite.
Budgetverbrauch ablesen
Mit einem Klick auf den Reiter 'Info' kehren Sie in die Projektübersicht zurück. Sie finden hier jetzt eine Tortengrafik, die Ihnen jederzeit zeigt, wie viele Anteile vom Zeitbudget verbraucht sind.
Zudem können Sie in der Zeiterfassungsmaske ebenfalls den aktuellen Stand des Budget-Verbrauchs nachlesen.
Weitere Möglichkeiten
Weitere Anzeigen des aktuellen Budgetverbrauchs finden Sie:
- in der Liste der Teilprojekte eines jeden Projekts (Reiter "Teilprojekte")
- in den Leistungszeiträumen unter Menü > Auswertung > Leistungszeiträume im Reiter "Projekte" des jeweiligen Leistungszeitraums
- im Ausdruck des Leistungszeitraums
Vererbung des Budgetverbrauchs – Projekte und Teilprojekte
Sofern ein Budget nur auf der Ebene des übergeordneten Projektes vergeben ist, wird das Zeitbudget eines Projektes automatisch an die Teilprojekte vererbt. Wird also an einem Teilprojekt gearbeitet, so werden die Stunden vom Hauptprojekt abgezogen.
Achtung: Sind den Teilprojekten eigene Zeitbudgets zugeordnet, so werden die Stunden nur von diesem Teilprojekt und nicht! Vom übergeordneten Hauptprojekt abgezogen.
Der Grund hierfür ist, dass Zeitbuchungen in askDANTE nicht zwingend auf eines der Unterprojekte vorgenommen werden müssen. Dazu ein Beispielprojekt:
- Projekt A
- Teilprojekt A1
- Teilprojekt A2
- Teilprojekt A3
Es ist denkbar, dass einige Zeitbuchungen auf die Teilprojekte A1-A3 erfolgen, andere Buchungen aber direkt auf das Elternprojekt A vorgenommen werden. In einer solchen Konstellation macht die Addition aller Teilprojektbudgets zu einem Gesambudget keinen Sinn mehr. Die Verzweigung auf mehr denkbare Ebenen von Teilprojekten macht den Sachverhalt noch komplexer.