Projekte in askDANTE
Projekte bilden in askDANTE die Positionen, auf die Sie und Ihre Mitarbeiter einzelne Aufwände und Zeiten buchen können. Diese Projekte können später für die Abrechnung oder das Controlling genutzt werden.
Hinweis: Die Konfiguration von Projekten ist in askDANTE so aufgebaut, dass Sie nicht alle möglichen Einstellungen vornehmen müssen – die meisten davon sind optional. Sofern Sie keine Einschränkungen oder Einstellungen vornehmen, greifen einfache Standardmechanismen.
Ein neues Projekt anlegen
Schritt 1: Dialog aufrufen
Gehen Sie unter 'Verwaltung' auf den Punkt 'Projekte' und klicken Sie in der Übersicht auf den Button 'Neu' unten in der Fußleiste. Es öffnet sich folgender Dialog:
Hinweis: Mit der Funktion "Vorhandenes Projekt kopieren" können Sie vorherige Projekte als Vorlage einfügen und entsprechend modifizieren.
Schritt 2: Projekt konfigurieren
Geben Sie dem Projekt zunächst einen Namen. Nun können Sie weitere Einstellungen vornehmen:
Referenznummer (optional)
Brauchen Sie für Ihre Buchhaltung eine Referenznummer oder existiert eine externe Referenznummer, so können Sie sie hier eintragen.
Kunde (optional)
Haben Sie zusätzlich Kunden im System erstellt, können Sie hier das Projekt einem Kunden zuordnen.
Zeiterfassung
Sie möchten das Projekt lediglich anlegen, aber es sollen noch keine Buchungen darauf stattfinden. Dann verneinen Sie die Zeiterfassung.
Projektstart und -ende (optional)
Wenn Sie den Zeitraum des Projektes beschränken wollen, dann geben Sie hier Start und Ende ein.
Beschreibung (optional)
Hier haben Sie Platz für weitere Informationen über das Projekt.
Zeitbudget (optional)
Sie haben in Ihrer Leistungsvereinbarung ein bestimmtes Zeitbudget vereinbart. Tragen Sie dieses im Feld 'Budget' ein. Sie können bestimmen, ob dieses Budget nur für das Projekt oder auch für alle dazugehörigen Teilprojekte gilt.
Extern erfasste Aufwände (optional)
In dem Feld "extern erfasste Aufwände" können Sie die Summe aller Zeiten eintragen, die bereits in einem anderen System erfasst worden sind.
Schritt 3: Projekt fertigstellen
Speichern Sie die Angaben ab. Sie erhalten nun eine Übersicht des Projekts:
Benutzer zuordnen
Hinweis: Wenn Sie keine Benutzer zuordnen, dann bleibt das Projekt "öffentlich" und ist damit für alle Mitarbeiter nutzbar.
Üblicherweise sind nicht alle Mitarbeiter eines Unternehmens an einem Projekt beteiligt. Daher sollten Sie den Zugriff auf die einzelnen Projekte nur denen freigeben, die auf das Projekt abrechnen können.
Schritt 1: Benutzer beschränken
Gehen Sie in der oben genannten Übersicht auf den Reiter 'Benutzer' in der Kopfzeile. Klicken Sie anschließend auf den Button 'Zugriff beschränken' links unten in der Fußleiste. Klicken Sie nun auf 'beschränken'. In der Fußleiste erscheint jetzt der Button 'hinzufügen'. Klicken Sie darauf und es öffnet sich folgender Dialog:
Schritt 2: Benutzer auswählen
Wählen Sie mit gedrückter STRG-Taste und der linken Maustaste (Mehrfachauswahl) alle Benutzer aus, die Zugriff auf das Projekt haben sollen. Legen Sie außerdem fest, ob der/die Benutzer seine/ihre Tätigkeit abrechnen kann/können oder nicht ('fakturierbar'). Klicken Sie auf speichern und die Benutzer erscheinen in der Übersicht.
Schritt 3: Stundensätze ändern
Sie haben jetzt die Option, für die einzelnen Benutzer individuelle Stundensätze einzugeben. Klicken Sie dazu in der Fußzeile auf den Button 'Stundensätze bearbeiten'.
Es öffnet sich folgender Dialog:
Aktivieren Sie jetzt die Benutzer, für die Sie einen individuellen Stundensatz eingeben wollen und tragen Sie den Betrag rechts daneben ein. Benutzer, die keinen Stundensatz aktiviert haben, können die Arbeiten am Projekt nicht fakturieren. Gehen Sie anschließend auf 'speichern'.
Tätigkeiten zuordnen
Hinweis: Wenn Sie keine Tätigkeiten zuordnen, dann bleibt das Projekt "öffentlich" und ist dann mit allen Tätigkeiten verknüpfbar.
Nicht alle Tätigkeiten in einem Unternehmen passen zu einem Projekt. Damit es übersichtlich bleibt bzw. keine Tätigkeiten auf Projekte und Kunden verbucht werden, die nicht vereinbart sind, haben Sie die Möglichkeit, die Tätigkeiten für ein Projekt zu beschränken.
Schritt 1: Tätigkeiten beschränken
Gehen Sie in der oben genannten Übersicht auf den Reiter 'Tätigkeiten' in der Kopfzeile. Klicken Sie anschließend auf den Button 'Zugriff beschränken' links unten in der Fußleiste. Gehen Sie nun auf den Button 'hinzufügen' links unten in der Fußleiste. Es öffnet sich folgender Dialog:
Schritt 2: Tätigkeiten auswählen
Wählen Sie mit gedrückter STRG-Taste und der linken Maustaste (Mehrfachauswahl) alle Tätigkeiten aus, die auf das Projekt gebucht werden können. Gehen Sie dann auf speichern. Die Tätigkeiten erscheinen jetzt in der Übersicht.
Schritt 3: Stundensätze ändern
Gehen Sie anschließend auf den Button 'Stundensätze bearbeiten'. Es öffnet sich folgendes Fenster:
Sie können jetzt alle Stundensätze einzeln verändern. Soll eine Tätigkeit nicht fakturierbar sein, so entfernen Sie das Häkchen vor dieser Tätigkeit. Speichern Sie Ihre Angaben ab.
Teilprojekte erstellen
Bei Teilprojekten handelt es sich um einzelne Arbeitsteile, die zusammen ein Gesamtprojekt ergeben. So können Sie zum Beispiel ein Projekt in Teilprojekte zerlegen, wenn mehrere Arbeitsschritte erforderlich sind, verschiedene Konditionen vereinbart sind oder mehr als eine Abteilung bzw. ein Team daran beteiligt ist.
Schritt 1: Teilprojekte anlegen
Gehen Sie in der oben genannten Übersicht auf den Reiter 'Teilprojekte' in der Kopfzeile. Klicken Sie anschließend auf den Button 'neu' links unten in der Fußleiste. Es öffnet sich folgender Dialog:
Schritt 2: Teilprojekt modifizieren
Füllen Sie, wie im Abschnitt 'Neue Projekte erstellen' beschrieben, die Daten im Fenster aus. Klicken Sie anschließend auf 'speichern'. Das Teilprojekt erscheint nun in der Übersicht.
